Datenbank - was ist das eigentlich?

Was ist eine Datenbank?
Tabellen
Abfragen
Formulare
Berichte
Seiten
Makros
Module

Access ist ein relationales Datenbanksystem zur Speicherung und Verwaltung von Datenbeständen. Als Windows-Anwendung bietet Access dabei sämtliche Vorzüge dieser grafischen Benutzeroberfläche.
Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Informationen oder von Daten, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder einen bestimmten Zweck verfolgen.

Personalakten in einem Aktenschrank
Briefmarkensammlung in einem Album
Liste mit Kundeninformationen in einem Notizbuch

Jede dieser Zusammenstellungen von Daten ist eine Datenbank!
Die Informationen befinden sich an verschiedenen Orten:

Rechnungen in Excel
Adressen in Word
Artikelbeschreibungen im Aktenschrank
Telefonnummern im Karteikasten

Die Kenntnis der Zusammenhänge ist eine Datenbank. Jede Teilinformation wird nur an einer Stelle gespeichert. Das erleichtert die Aktualisierung und läßt sich einfacher umstrukturieren.

Datenbank-Objekte

Eine Microsoft Access Datenbank ist eine Zusammenstellung von Objekten, nicht nur eine einzige Tabelle mit Daten. Eine Datenbankdatei enthält die Tabellen sowie Abfragen, Formulare, Berichte und andere Objekte, die Ihnen bei der Auswertung der Informationen in der Datenbank zur Seite stehen. Eine Access-Datenbank setzt sich aus verschiedenen Objekten zusammen.


	Tabellen bilden die Struktur einer Datenbank. Sie enthalten Spalten oder Felder, welche die Dateninhalte zeilenweise als Datensätze aufnehmen können. Aufbau und Struktur sowie die Beziehungen zwischen den Tabellen können in diesem Objekt vereinbart werden.


	Formulare haben die Aufgabe, eine Benutzerschnittstelle zur Datenpflege und Programmbedienung zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe zahlreicher Werkzeuge (Tools) können Sie eine komfortable Oberfläche entwickeln, die auf die sachlichen Anforderungen der Datenbank zugeschnitten ist. Das Objekt wird benutzt, um die Daten einer Datenbank einzugeben, zu modifizieren und zu suchen.


	Seiten bzw. Datenzugriffsseiten erlauben die Konvertierung von Datenbankobjekten zu Web-Seiten. Dadurch haben auch die Benutzer, auf deren Rechner Access nicht installiert ist, über das Inter- oder ein Intranet Zugriff auf eine Access-Datenbank.


	Bei Modulen sind Programmobjekte hinterlegt, die mit Access-Basic entwickelt werden. Diese Programmobjekte werden dann notwendig, wenn eine Anforderung durch die Standardwerkzeuge oder Makros nicht realisiert werden kann.


	Abfragen dienen im wesentlichen dazu, den Datenbestand auf bestimmte Fragestellungen hin zu durchsuchen. Ein gespeichertes Abfrageobjekt enthält keine Daten, sondern lediglich die Fragestellung, so dass das Ergebnis einer durchgeführten Abfrage immer auf den aktuellen Datenbestand der Tabellen zugreift. Das Objekt wird benutzt, wenn nach unterschiedlichen Kriterien ausgewählte Daten gesucht bzw. analysiert werden.


	Berichte dienen dazu, Abfrageergebnisse formatiert auszugeben. Dabei können Gestaltungsmöglichkeiten vereinbart werden, die sich auf Seitenbereiche oder den Datenfluss bzw. Gruppierungsmerkmale beziehen. Das Objekt wird benutzt, wenn ein Layout für den Druck ausgewählter Daten, also Angaben aus der Datenbank erstellt werden sollen.


	Makros sind zusammengefasste Befehlsfolgen oder Aktionen, die abhängig von Ereignissen oder direkt vom Anwender angestoßen werden können.

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